Understanding the Need for Excel Data Validation

<Dans cette section, nous allons voir comment ajouter la validation des données à vos listes ou tableaux Excel. Maintenant, ouvert devant vous, je travaille toujours dans le même fichier d'exercice, Excel-102-ExerciseFile-01. Assurez-vous donc de l'avoir ouvert et de me suivre. Et je suis actuellement en train de regarder la feuille de calcul de la demande d'achat. Sur cette feuille de calcul, j'ai un petit tableau simple. Il y a des en-têtes en haut. Nous y voilà. Et il y a vos rangées d'enregistrements en bas. Avant de commencer à mettre en œuvre des techniques de validation des données, examinons les raisons pour lesquelles vous souhaitez utiliser ces fonctionnalités. Il y a donc un certain nombre de choses dans cette liste que nous devons vraiment aborder. Il y a des différences de formatage, des orthographes incorrectes, des chiffres, ou des dates qui ne sont pas lues comme des chiffres ou des dates. Donc, tout ce que nous voulons nettoyer, préparer pour notre liste et pour ajouter notre validation de données à cette liste. Je veux vraiment contrôler la manière dont les utilisateurs entrent des données et quelles données ils entrent dans cette liste. Voyons donc ce qu'il en est. Le premier est l'identifiant de la demande. Si vous examinez cette colonne de très près, en parcourant chaque enregistrement, vous verrez qu'il y a un schéma commun, mais que ce schéma est interrompu à plusieurs reprises. Si nous regardons le premier, nous avons PR, PR majuscule, trait d'union, puis quatre chiffres. Dans ce cas, 1001. Maintenant, si je regarde l'enregistrement suivant, PR-1002, PR-1003, et ainsi de suite, mais que j'arrive au quatrième enregistrement, PR, c'est très bien, mais il n'y a pas de trait d'union. Il passe directement aux quatre chiffres, 1004. D'accord, nous avons là un problème de validation. Il y a un manque de cohérence dans la valeur elle-même. Plus tard, lorsque j'effectuerai des tris, des filtrages, des calculs ou des tableaux croisés dynamiques, je rencontrerai des problèmes. Je veux donc m'assurer que nous disposons de données cohérentes. Il doit toujours commencer par PR, avec une majuscule, suivi d'un trait d'union et de quatre caractères. Le prochain point concerne les dates. Elles ressemblent toutes à des dates, mais vous remarquerez que la plupart d'entre elles sont alignées à droite. Excel les reconnaît comme des valeurs de date valides, mais il y en a quelques-unes à l'intérieur que je peux tout de suite identifier comme ayant un problème, n'est-ce pas ? Qu'il s'agisse de dates traitées comme du texte ou de dates qui ne sont pas formatées correctement, comme ces points à l'intérieur de la date. C'est très bien, et je vois des gens l'utiliser souvent, mais ce n'est pas quelque chose que nous voulons faire dans Excel, surtout plus tard si nous voulons effectuer des calculs sur ces données. De plus, je souhaite une mise en forme cohérente et propre pour l'ensemble de mes données. C'est une autre chose qu'il va falloir régler. Voyons voir, si je regarde la colonne Type de demande, à première vue, tout semble bon, n'est-ce pas ? Matériel, logiciel, fournitures de bureau, services, logiciel, matériel, soft. Oh, attendez, juste une minute. Il y a une faute d'orthographe. J'ai obtenu S-O-F-W-A-R-E, il me manque donc un T dans ce logiciel. Et je pense qu'il y en a quelques autres. Nous avons été malmenés, nous avons eu un O au lieu d'un A. (l'instructeur fredonne) Et oh, juste ici, il y a une autre faute d'orthographe, office suplies, il nous manque un P dans supplies. Il y a donc des problèmes à l'intérieur de cette colonne. Une fois de plus, nous avons des données incohérentes, des données sales, de sorte que plus tard, lorsque j'exécuterai un rapport, tel qu'un tableau croisé dynamique, et que je grouperai sur le type de demande, je rencontrerai des problèmes. Je veux donc m'assurer que c'est bien propre. Et ensuite, notre colonne de coûts estimés, vous savez, je veux nettoyer ça. Nous avons des nombres qui sont traités comme du texte, donc quand j'effectue une opération de somme, je ne vais pas obtenir une valeur de retour correcte parce que certains de ces nombres, ils ressemblent à des nombres, mais ils sont traités comme des textes et Excel ne fonctionne pas mathématiquement avec des valeurs de texte. Et il y a d'autres choses encore, mais ce n'est que pour en citer quelques-unes. Nous allons passer en revue les données, les nettoyer et commencer à ajouter des règles de validation afin d'éviter ces problèmes. Commençons donc par nettoyer cette feuille de calcul.